Благотворительный фонд «Надежная смена» занимается профориентацией и поддержкой молодежи, которая в будущем планирует работать в энергетике, горнодобывающей и нефтегазовой отрасли, геологоразведке, металлургической промышленности и смежных областях.
Флагманский проект фонда — «Международный инженерный чемпионат CASE-IN». Школьники, студенты и молодые специалисты до 35 лет решают кейс, посвященный задачам крупного предприятия, комбината или целого региона с привязкой к топливно-энергетическому и минерально-сырьевому комплексу. Задача: придумать как переоборудовать производство, чтобы снизить энергозатраты.
До пандемии отборочные этапы чемпионата проводили на базе вузов в виде полноценной мини-конференции с командой организаторов и региональных кураторов. Студенты очно презентовали работу. Эксперты задавали вопросы, выставляли баллы и подводили итоги. «Надежная смена» проводила до 100 отборочных этапов в год по России и СНГ. Мероприятия требовали больших затрат на трансфер организаторов, проживание, обеспечение.
С появлением запрета на очные встречи пришлось быстро принимать решение о переходе в онлайн. Благотворительный фонд уже имел опыт работы с платформой Webinar — для оптимизации затрат часть мероприятий проводили онлайн. Технический отдел «Надежной смены» дополнительно проверил площадку, требований было несколько:
- Российский сервис. Большая часть участников мероприятий фонда — школьники, студенты и преподаватели университетов. Организаторы искали платформу, известную в вузовской среде. Как правило, это сервисы из реестра отечественного ПО: в соответствии с законодательством госучреждения должны хранить данные на российских серверах.
- Стабильность соединения. Платформа должна работать без зависаний изображения или звука при подключении максимального количества участников, в том числе, с камерами. На одном мероприятии может одновременно присутствовать более 200 человек.
- Русскоязычная техподдержка 24/7. Наличие оперативной службы поддержки на русском языке необходимо, чтобы своевременно решать технические трудности и проводить онлайн-мероприятия на высоком уровне.
Директор благотворительного фонда «Надежная смена» Артем Королев: «Офлайн-мероприятия позволяли привлечь ограниченное количество участников из одних и тех же вузов. На вузы и компании ложились расходы, связанные с командированием участников и экспертов на отборочные этапы и финал чемпионата. А пандемия грозила ослабить наши наработанные связи с партнерами в регионах и ограничить студентов и школьников в доступе к нашему проекту, чего мы не могли допустить».
Решение: перевести большую часть проектов на платформу Webinar
Мероприятия «Надежной смены» — чемпионаты, конкурсы, лекции и мастер-классы. С 2020 года соревновательные и образовательные проекты проходят в онлайн-формате на платформе Webinar:
- Занятия для школьников. У фонда «Надежная смена» есть энергогруппы — профильные классы для школьников, которые хотят стать будущими энергетиками. Для них организованы лекции и мастер-классы. Участие в проекте бесплатное, но набор ограничен.
- Студенческие конкурсы. Соревнования для студентов по специальностям: горное и нефтегазовое дело, электроэнергетика и другим. Задачи связаны с переоборудованием производства, оптимизацией работы техники и персонала. Эксперты выставляют оценки на основе нескольких критериев: инженерное решение, экономическая часть, инновации, подготовка презентации и выступление. Лучшие идеи участников внедряют на производстве.
- Вузовские мероприятия. Научные конференции и олимпиады также перевели в дистанционный формат. Раньше олимпиады по энергетике шли 2-3 дня, участники приезжали на базу вуза. Теперь все этапы соревнования проводят онлайн: открытие, решение задач, подведение итогов и обратная связь от экспертов.
- Квизы. Мероприятия на конкурсной основе, например, защита работ участников по итогам обучения. К онлайн-встрече подключаются выпускники из разных городов, присоединяются эксперты. Участники по очереди защищают свои решения, эксперты задают вопросы и на основе ответов формируют оценки.
«Чтобы мероприятия проходили без заминок, мы проводим процедуру тестирования. За сутки до события к вебинару подключаются все участники и эксперты. Проверяем камеру, звук. Это необходимо, чтобы не возникало претензий к качеству софта или подготовки. Кроме того, на этапе тестирования спикеры знакомятся с платформой и меньше переживают в день мероприятия», - говорит Артем Королев.
Результат: в 2 раза больше мероприятий после перехода в онлайн
«Надёжная смена» — благотворительная организация, поэтому все KPI связаны с количеством вовлеченных участников, которые после обучения поступили в учебное заведение.
В 2021 году все отборочные мероприятия по защите кейсов проводили в дистанционном формате — только финал прошёл очно в Москве. С марта по май было проведено 600 онлайн-мероприятий с 11000 участников. Главными результатами работы фонд считает следующие показатели:
- 90% школьников поступили в профильный вуз. Участники Школьной лиги после обучения смогли поступить на профильную специальность. 90% — показатель, который говорит о качестве профориентационной работы. Школьники не просто поучаствовали в мероприятиях и получили призы — обучение принесло практическую пользу.
- Каждый третий студент попадает на практику или стажировку. Главная задача данного проекта — свести студентов с отраслевыми компаниями, дать возможность попасть на практику или работу. Компании топливно-энергетического и минерально-сырьевого комплекса рассредоточены по регионам и ищут людей на производство, поэтому программа нацелена на региональные университеты.
- 42% молодых специалистов получили повышение. Отдельная программа для специалистов до 35 лет. 42% участников, прошедших обучение, получили повышение в своей компании. Каждое третье решение кейса было внедрено на реальном производстве.
После перехода в онлайн фонд оптимизировал расходы и перенаправил средства на увеличение количества вебинаров, приглашенных экспертов, организаторов, кураторов и самих конкурсных кейсов. Объем активностей вырос на 30-40%.
Артем Королев: «Появилась возможность вкладывать больше усилий в разработку заданий, конкурсные правила, вовлечение участников. Раньше мы проводили очно около 80 отборочных этапов, а теперь в онлайне — до 150. Часто мероприятия идут параллельно, это экономит время. Кроме того, нам удалось привлечь больше экспертов. Не каждый специалист может отлучиться с предприятия на целый день, чтобы приехать в вуз, а в дистанционном формате удобно подключиться всем»
Платформа Webinar позволяет подключать к эфиру до 30 спикеров одновременно
Главными плюсами платформы Webinar для представителей фонда стали:
- Автоматическая запись вебинара. Наличие записей упрощает работу организаторов и участников, помогает фиксировать материал в ходе обучения. Кроме того, эксперты, пропустившие защиту конкурсных работ, могут обратиться к записям и выставить баллы позже.
- До 30 участников в эфире. Во время защиты конкурсных работ в эфире постоянно присутствует 6 человек: модератор, эксперт и команда из 4 участников. Модератор управляет мероприятием, участники защищают работу, а эксперт задает вопросы. На выступление одной команды заложено 10-12 минут, затем команды и эксперты меняются.
- Реакция «Огонек». Чтобы вовлечь участников в процесс обучения, организаторы просят слушателей реагировать на слова спикера специальным эмодзи: «Если вам нравится материал, добавьте огня»
- Мобильные приложения. Участники мероприятий — школьники и студенты со всей России. Многим удобнее подключаться к вебинару со смартфона или планшета через мобильные приложения Webinar на iOS и Android.
- Опросы и тестирование. Организаторы используют опросы и тестирование на мастер-классах как интерактивный инструмент для вовлечения аудитории.
Планы на будущее: найти баланс между очным и онлайн-форматом
Артем Королев: «После окончательной стабилизации эпидемиологической обстановки мы будем искать баланс между очным и онлайн-форматом. Многим до сих пор удобнее живые встречи — участники могут пообщаться с экспертами и решить вопросы с трудоустройством. В онлайне неформальное общение не предусмотрено.
Скорее всего, ключевые мероприятия будем проводить очно, а большинство соревнований с участием массовой аудитории из регионов сохраним на Webinar»
Совет коллегам: выбирать инструмент в зависимости от задач обучения
«Платформа должна быть рабочим инструментом, понятным всем организаторам и участникам. Webinar хорош тем, что не пытается собрать в себе все функции, поэтому освоить сервис может каждый. Наличие русскоязычной техподдержки также большой плюс. Зарубежные компании работают по шаблону и не всегда помогают вовремя. В случае с Webinar всегда можно договориться, подстроить платформу под свои нужды», - подытожил Артем Королев.
Источник: webinar
